Organizaciones abiertas

La adopción del modelo Empresa 2.0 es el resultado de un proceso de cambio que muchas organizaciones han iniciado para consolidar una cultura más colaborativa y abierta, innovando en sus formas de trabajo tanto en el ámbito corporativo interno como en el de relación con clientes y partners.

Objetivos

  • Ganar en productividad
  • Crear y acceder a contenidos de manera más eficaz
  • Mejorar el desarrollo de proyectos en equipos distribuidos
  • Lograr mayor participación, comunicación y transparencia

Ciclo de adopción

Preparación

  • Etapa esencial para entender qué beneficios impulsan la adopción de nuevas formas de trabajo en un entorno más colaborativo.
  • Orientar positivamente a Personas y Organización durante este proceso de cambio.
  • Un ejercicio también favorable para detectar oportunidades y proponer el aprendizaje de nuevas habilidades.

Estrategia

  • Definir la visión, el alcance y objetivos del programa en sus dos ámbitos: Personas | Organización y Tecnologías.
  • Especificaciones y requisitos, tanto funcionales como técnicos, asegurando la facilidad de uso y encaje en las actividades diarias.
  • Estudio de viabilidad económica y técnica: Análisis, impacto y riesgos. Cuadro de recomendaciones y acciones posteriores.
  • Planificación general: Hoja de ruta que identifica los grupos de trabajo, actividades, presupuestos, calendario previsto y controles.
  • Dirección del programa junto a los equipos de trabajo internos y externos como personas encargadas de conducir esta iniciativa, definiendo responsabilidades y niveles de decisión.
  • Políticas, procedimientos, términos de uso, condiciones legales, privacidad, seguridad.
  • Reglas de participación y gestión de comunidades. Criterios para compartir y difundir contenidos.
  • Plan de Comunicación y canales disponibles para informar periódicamente sobre el avance del programa.
  • Elección de la plataforma tecnológica: Proceso detallado y documentación de soporte para la toma de decisión sobre el entorno colaborativo, herramientas de comunicación y gestión documental, ajustados a los requisitos del programa.
  • Especial atención a la integración, si fuera necesario, con los sistemas de información corporativos vigentes.

Desarrollo

Previamente al lanzamiento de la plataforma tecnológica es importante poner en práctica los primeros escenarios y casos de uso con el fin de generar a muy corto plazo un impacto positivo en la organización.

  • Formación de key users, personas y departamentos considerados “early-adopters” y community managers.
  • Políticas de uso, creación de perfiles, comunidades y contenidos.
  • Comunicación “on going” del programa, hitos y avances.

Evolución

El éxito general de esta iniciativa estará vinculado a lograr un óptimo nivel de adopción en la organización, la aportación de valor e integración natural en las actividades de negocio entre la empresa, sus clientes y partners.

Es este un ejercicio de mejora continua donde los servicios ofrecidos por Agendum demuestran que la propuesta de cambio tiene un sentido práctico y es útil para todas las personas.

Durante el proceso de adopción es recomendable:

  • Analizar periódicamente su progreso mediante un cuadro de métricas asociadas.
  • Difundir los beneficios obtenidos en los casos de éxito presentes en diversas áreas de la empresa.
  • Establecer un servicio de soporte/help desk para atención a incidencias, requerimientos, sugerencias y feedback.
  • Un marco de formación continua y talleres de trabajo facilitará la difusión de buenas prácticas y ayudará a madurar el comportamiento colaborativo en la organización.
  • En el ciclo de adopción es también importante estimular la participación activa de los usuarios animando a su entrada en comunidades y grupos de trabajo, así como generar y compartir contenidos de interés de forma frecuente.
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